Ubik Lab

En matière de web et d’informatique, l’IAE Aix en Provence souffrait en 2005 de fuites de productivité : un site dépassé et statique, des bases de données multiples et pas toujours convergentes, des applications métier disparates et parfois incohérentes, générant fréquemment des ressaisies multiples et coûteuses, ce qui au final générait des attentes clients insatisfaites et un benchmark concurrentiel défavorable.

De plus, cela manifestait des contradictions entre l’offre faite au marché en termes de formations avancées au management des entreprises, incluant les SI et le web, et un équipement internet désuet et antinomique.

Cet Institut est une importante business school sous tutelle universitaire, qui a récemment fêté ses 50 ans, compte 700 étudiants de 40 nationalités et 220 enseignants et intervenants professionnels

Un projet global et stratégique

L’équipe de direction et une nouvelle responsable de la communication ont pris la mesure des résultats de l’audit web que nous avions réalisé en 2004, en procédant à l’amorce d’un vaste chantier par la collecte des attentes des différents publics : enseignants, administratifs et étudiants.

Les attentes exprimées portaient essentiellement sur la mise à niveau et en cohérence de la communication, sur l’utilisation du web comme levier pour mettre en l’ordre le système d’information et sur l’intégration des fonctionnalités demandées par les organismes d’accréditation.

Une sous-traitance globale d’Ubik Lab signée Nurun

Afin d’apporter à l’IAE la dimension internationale, le projet a été garanti par Nurun, 3ème agence web en France, avec des équipes marseillaises pour la proximité.

Nous avons mis en oeuvre une méthode en trois phases distinctes mais chevauchées, augmentées d’annexes, et un pilotage par une équipe-projet.
La plate-forme collaborative de gestion de projet d’Ubik Lab a été mise à contribution sous les couleurs de Nurun.

Le projet s’est déroulé en 24 mois, en privilégiant le transfert de compétences à tous les niveaux, ce qui permet l’indépendance de l’IAE, l’internalisation des fonctions critiques et la baisse des coûts d’exploitation.
La première étape a été la refonte du site web en tant que support de communication :

• Redéfinition du design général et de la ligne éditoriale.
• Réflexion sur l’image, la promesse marketing et les contenus délivrés.
• Création d’un CMS de mise à jour des contenus.

Les collaborateurs de terrain gardent l’initiative sur les contenus et les délais qui les concernent, et les dirigeants gardent la maîtrise en interne de l’architecture.

• Introduction de gains de productivité dans les process administratifs

La seconde étape a porté sur la création d’un portail de services

L’axe de ce portail est la mise en relation des quatre publics de l’IAE : étudiants – enseignants - administratifs - entreprises.
Il remplit une fonction de type extranet, dans lequel l’identification et la gestion des droits d’accès sont maitrisées par la liaison avec le SI.
On y trouve une Cvthèque, des offres d’emploi, et les services dont les diplômés et les entreprises ont besoin.

Enfin, la troisième phase a porté sur la migration des fonctionnalités métier :

La candidature en ligne, selon un processus technologique innovant, a replacé l’IAE en avance sur ses concurrents, après un échec initial dans ce domaine il y a quelques années.
Il s’agit en quelque sorte de la dématérialisation d’un acte de pré-vente.

Les gains sont qualitatifs :

• meilleure satisfaction des candidats et des partenaires,
• meilleure satisfaction des collaborateurs (après la phase de refus du changement)
• meilleur respect des contraintes administratives et informatiques

et quantitatifs :

• augmentation du volume de candidatures
• meilleur service rendu
• élargissement à l’international des publics atteints
• et baisse des coûts de traitement

Ce projet qui se termine a permis à l’IAE de progresser significativement dans ses infrastructures informatiques, dans ses process administratifs et pédagogiques, et dans sa communication, et à Ubik Lab de démontrer à nouveau sa capacité à traiter avec réactivité et performance les aléas inévitables dans un tel contexte.

A l’initiative de Medinsoft, le réseau méditerranéen des créateurs de logiciels, se met en place progressivement La Cité du Logiciel. Dans un premier temps sous la forme d’un simple blog, protoptype de tests, cette Cité est appelée à devenir une plate-forme dédiée à l’édition et la création de logiciels, et des services associés qui permettra à chaque professionnel d’identifier le fournisseur, le partenaire ou le client qu’il cherche.

La Cité du Logiciel présente une collection de fiches d’entreprises, d’experts et de solutions (produits ou services) où les adhérents à Medinsoft sont les premiers à figurer, mais qui est destinée à tous les éditeurs et SSII qui désirent y apparaitre.

Les modules multimédia, podcasts, videocasts, screencasts, sont produits par Ubik Lab.

Le site s’enrichira de débats thématiques audio et/ou video qui réuniront des experts et des utilisateurs.

La Cité du Logiciel sera présente sur le village Medinsoft à Toptech 2007, le 11 Octobre au Palais de la Bourse à Marseille.

Le projet Ideamed Medocc est financé par l’Union Européenne, et concerne les pays de la Méditerranée.

Il a pour objet la mise en place d’un dispositif de “génération de projets durables” au bénéfice des réseaux d’entreprises (CCI, Clusters, Pôles de compétitivité …), d’institutions (Collectivités territoriales, agences publiques …) et de Centres de Recherches (Universités, Instituts …) dans la région de la Méditerranée Occidentale (MedOcc).

Les partenaires actuels en sont l’Italie, l’Espagne, la Grèce l’Algérie, la Tunisie et le Maroc.

Développer la mise en réseaux des acteurs

De plus, ce projet a vocation de préparer un essaimage sur l’ensemble de la région MEDA pour la prochaine programmation 2007-2013. En effet, il existe de nombreux réseaux d’acteurs en Méditerranée qui ont potentiellement la capacité à développer des projets en partenariats. On constate, dans ces réseaux, une faiblesse à générer des projets co-construits et finançables par les bailleurs de fonds multilatéraux et bilatéraux (UE, ONU, AIF…).

Une application comme Ubik Lab les aime

La CCI Marseille-Provence a en charge le développement de la plate-forme logicielle de modélisation, et c’est Ubik Lab qui produit ce premier outil : base de données d’experts, de projets et d’organismes, et SIG exploitant l’API de Google Maps pour le géopositionnement. Le système est doté d’une interface d’administration qui sera accessible aux différents utilisateurs pour l’intégration des données qu’ils maitrisent.

Nous publierons plus de détails à la rentrée.

Une plate-forme d’e-commerce de primeurs de légumes regroupant des producteurs indépendants va ouvrir courant Août. Les concepteurs ont souhaité y associer un blog qui permette aux producteurs de légumes de diffuser de l’information et surtout d’engager des conversations avec les internautes, clients ou non.

Ubik Lab, en sous-traitance, a créé et mis en place ce blog, en l’espace de quelques jours : intégration graphique, installation sur le serveur, paramétrages, tests.

Bientôt une copie d’écran et un lien.

Tolkien Estate, la compagnie anglaise qui gère le - très riche - patrimoine littéraire laissé par JRR Tolkien a confié au petit-fils de l’auteur le soin d’ouvrir le site web officiel ; de très nombreux sites existent, ouverts par des fans, parfois de très bonne qualité, mais cantonnés par définition à commenter l’oeuvre d’une façon ou d’une autre. Le monde onirique et initiatique des hobbits et de la saga du Seigneur des Anneaux restait incomplètement couvert sur le web.

Il fallait mettre en ligne des textes, des analyses, des illustrations détenus par le fils de Tolkien ; et surtout profiter de la publication de la dernière oeuvre de JRR, partiellement posthume et terminée par son fils à partir des notes originales, The children of Hürin.

La création du site a été confiée à la société Evolix, avec qui Ubik Lab travaille en bonne intelligence, et qui nous a demandé de produire le web design et l’intégration d’un certain nombre de fonctionnalités. La création graphique a été faite par une graphiste free-lance, sous la direction d’un chef de projet peu expérimenté.

Il y a parfois des projets qui, comme celui-ci, cumulent les difficultés. C’est ainsi, tous les professionnels le savent, et doivent y faire face un jour ou l’autre. Le talent alors est dans la capacité à trouver des solutions efficaces et fonctionnelles, et surtout à créer les conditions favorables à l’entente des différentes parties prenantes. Mais ça ne marche pas toujours comme on le voudrait.

Il n’empêche que nous sommes satisfaits et fiers du travail accompli ; il a notamment fallu travailler sur une police de caractères totalement nouvelle pour nous, l’elfique. Comme lecteurs et spectateurs de l’oeuvre de JRR Tolkien nous en connaissions l’existence, mais de là à la travailler à l’écran ! Les illustrations de l’auteur aussi, retravaillées par la graphiste, ont été une source de difficultés ET de plaisir. Les difficultés rencontrées ont été très fertiles pour nous.

Tolkien Estate, qui a épuisé quelques-uns de ses prestataires, doit finir l’intégration de quelques fonctionnalités et surtout des contenus, s’ils veulent satisfaire l’attente des lecteurs et des amateurs de cette oeuvre grandiose et mondialement connue.

Pour la quatrième année, j’ai enseigné l’e-business aux étudiants en Master2 (ex DESS) de l’IUP-Miage (Méthodes informatiques appliquées à la gestion). Attention, le site est vraiment d’un autre âge, mais c’est l’université …

C’est un exercice qui tranche vraiment avec le reste de mon travail à Ubik Lab ; là, pas de client, ni de collaborateurs, pas de fournisseur ni de projet à réaliser, mais une quarantaine d’étudiants tous et toutes en alternance, ce qui sous-entend qu’ils-elles ont déjà une première expérience de l’entreprise, ce qui est un vrai avantage.

Un étudiant n’est pas un client

Il ne faut pas “leur en promettre”, ils sont curieux, exigeants, et intéressés (enfin, la plupart), et si capter leur attention quatre heures d’affilée le samedi matin n’est pas un exercice facile, c’est passionnant. Heureusement d’ailleurs, parce que l’université française paye tellement mal ses intervenants professionnels, qu’on ne fait pas ça pour de l’argent.

Le programme

Cette année, nous avons abordé un état de la situation en 2007, les tendances d’évolution possibles ou prévisible à un an et à dix ans (périlleux !), et nous avons démonté le mécanisme de développement d’Amazon pour tenter de comprendre comment cette start-up “clic & mortar” du web 1.0 reste porteuse d’innovations dans un univers web 2.0. On s’est aussi intéressés aux processus de création d’entreprise du net aujourd’hui, à une typologie des business-models actuels, aux problématiques posées par la question de l’identité numérique, à la publicité en ligne et au business-model de l’open-source.

L’intérêt avec un tel enseignement, c’est qu’il faut le reprendre à plus de 60% chaque année, sinon on “date”, même si les fondamentaux évoluent moins vite.

Les examens ont été prometteurs, mais il va falloir que je prépare la prochaine session !

Le groupe familial Aixone, qui réunit plusieurs entreprises de transport routier, est en forte croissance. De plus il a besoin de renforcer le sentiment d’appartenance et la motivation des salariés des sociétés du groupe, dont certaines l’ont rejoint récemment.

Un important travail de réflexion sur la communication a été engagé l’hiver dernier, dans un contexte plutôt complexe du fait de l’évolution rapide du périmètre du groupe.

Une identité qui s’impose

Un nouveau logo, commun à toutes les composantes du groupe, a été conçu et élaboré par Digital Online, agence d’Aubagne dans les environs de Marseille, suivi d’un jeu de plaquettes papier pour armer les commerciaux de leurs premiers outils.

Un premier site “en attendant”

Dans le même temps que sont travaillés les contenus (tout est à créer), est élaborée une stratégie de communication en ligne dont la partie visible est un premier site web, très provisoire, qui reprend simplement, en format web, les contenus des plaquettes enrichis de deux cartes qui situent les principaux délais de livraison selon l’agence de départ.

Ce site est utile en communication interne, bien sûr, mais a aussi un important rôle à jouer pour commencer au plus tôt le référencement.

Un site résolument business

Aujourd’hui c’est la version aboutie du site web qui est en développement ; elle comprendra ue animation Flash d’introduction, des cartes interactives, également en Flash, et des contenus d’information commerciale générale et pratique organisés selon une logique centrée sur les attentes des clients.

Une zone privée, accessible aux clients référencés, permettra de leur délivrer les services à valeur ajoutée personnalisés : suivi d’enlèvements, grilles tarifaires, archives des pièces administratives et des émargés de transport, etc …

Pour cela le site sera interconnecté avec le système de gestion interne et ses logiciels métier, et avec les systèmes des clients.

Les nouveaux contacts disposeront également de fonctionnalités leur facilitant la mise en relation directe pour une prise en charge rapide de leurs marchandises.

Wraptor, éditeur d’EAI, met sur le marché la nouvelle version de son logiciel Jeebop.

Jeebop V3 est doté de toutes les technologies les plus modernes : SOA, BPM, BAM, BI, ESB, J2EE ainsi que d’une gamme complète de connecteurs : EDI, ERP, CRM, XML, fichiers, BDD, Mainframes et AS400 … pour pouvoir couvrir les besoins des structures de tout secteur et de toute taille.

L’équipe de Wraptor pense que l’intégration doit se démocratiser et devenir accessible à tous, TPE, PME, PMI, établissements publics, tout autant qu’aux grands comptes, sans que le prix ni l’absence de compétences spécialisées soient un frein, et en présentant au marché son offre de façon plus attractive qu’avec le site précédent.

Ubik Lab a revu tous les contenus d’information, repensé la façon de présenter le logiciel à des utilisateurs qui ont changé, et a développé le site en l’adossant à un système de gestion des contenus qui en rend la totalité accessible aux collaborateurs de Wraptor, sans aucune nécessité d’intervention externe.

Le site est hébergé sur le serveur de Wraptor, interconnecté avec son logiciel de suivi de clients.

En ne dévoilant rien de ce qui ne doit pas l’être, on peut tout de même afficher notre satisfaction d’avoir été appelés à participer à l’intégration de la Liveradio, et d’autres modules, dans le portail Orange.

Là encore nos compétences technologiques sont appréciées en complément de nos capacités à nous intégrer dans des chaines de production complexes, dont les maillons peuvent parfois être très distants. Ce sont toujours des challenges de méthodes, de pilotage et d’interconnexions qui font notre satisfaction dans ces logiques de sous-traitance.

Le portail Orange agrège des fonctionnalités et des logiciels venus de sources différentes, et l’intégration prend alors tout son sens, les équipes marketing étant particulièrement attentives à ce que l’expérience du client final, souvent un particulier, soit confortable et satisfaisante.

Art Deco Piscine, fabricant marseillais de piscines industrielles sur mesure a refait l’année toute sa communication papier, confiée à l’agence Digital Online : flyers, encarts publicitaires, tarifs, et surtout un magnifique catalogue, avec des photos à faire rêver (c’est le but !).

Un site complet …

Ensuite, Ubik Lab a pris la suite pour développer le site web public qui décline en ligne cette vague d’enthousiasme :

• Rubriquage et révision des contenus textuels,
• informations techniques et commerciales,
• fil de news,
• moteur de recherche de concessionnaires,
• galeries de photos,
• base documentaire,
• animations Flash et vidéo,
• offres d’emploi,
• interface de mise à jour des contenus dynamiques,
• référencement,

le site est complet. Presque.

Presque, parce qu’Art Deco Piscine construit son développement sur un réseau national (et au-delà) de concessionnaires qui exploitent ses techniques et bénéficient de son savoir-faire. Or, si on ne vend pas des piscines sur mesure en ligne, le site a tout de même vocation à générer des contacts commerciaux, et à les suivre.

… avec un back-office orienté CRM

Nous l’avons donc enrichi d’un logiciel sur-mesure de suivi des contacts, accessible aux concessionnaires dans le même design que le site public. Ils y trouvent le suivi de leurs offres d’emploi, le suivi des contacts, la disponibilité des outils commerciaux, documents, photos et formulaires dont ils ont besoin.

L’administrateur du site peut suivre globalement ou au cas par cas tous les contacts, les réaffecter si besoin, suivre les offres d’emploi, réaffecter éventuellement les réponses, mettre à jour la bibliothèque des documents réservés aux concessionnaires, ou celle des documents publics, suivre les téléchargements, mettre à jour les actualités.

L’amorce d’une infrastructure d’appui au réseau qui fait la différence pour des concessionnaires indépendants.