Ubik Lab

En matière de web et d’informatique, l’IAE Aix en Provence souffrait en 2005 de fuites de productivité : un site dépassé et statique, des bases de données multiples et pas toujours convergentes, des applications métier disparates et parfois incohérentes, générant fréquemment des ressaisies multiples et coûteuses, ce qui au final générait des attentes clients insatisfaites et un benchmark concurrentiel défavorable.

De plus, cela manifestait des contradictions entre l’offre faite au marché en termes de formations avancées au management des entreprises, incluant les SI et le web, et un équipement internet désuet et antinomique.

Cet Institut est une importante business school sous tutelle universitaire, qui a récemment fêté ses 50 ans, compte 700 étudiants de 40 nationalités et 220 enseignants et intervenants professionnels

Un projet global et stratégique

L’équipe de direction et une nouvelle responsable de la communication ont pris la mesure des résultats de l’audit web que nous avions réalisé en 2004, en procédant à l’amorce d’un vaste chantier par la collecte des attentes des différents publics : enseignants, administratifs et étudiants.

Les attentes exprimées portaient essentiellement sur la mise à niveau et en cohérence de la communication, sur l’utilisation du web comme levier pour mettre en l’ordre le système d’information et sur l’intégration des fonctionnalités demandées par les organismes d’accréditation.

Une sous-traitance globale d’Ubik Lab signée Nurun

Afin d’apporter à l’IAE la dimension internationale, le projet a été garanti par Nurun, 3ème agence web en France, avec des équipes marseillaises pour la proximité.

Nous avons mis en oeuvre une méthode en trois phases distinctes mais chevauchées, augmentées d’annexes, et un pilotage par une équipe-projet.
La plate-forme collaborative de gestion de projet d’Ubik Lab a été mise à contribution sous les couleurs de Nurun.

Le projet s’est déroulé en 24 mois, en privilégiant le transfert de compétences à tous les niveaux, ce qui permet l’indépendance de l’IAE, l’internalisation des fonctions critiques et la baisse des coûts d’exploitation.
La première étape a été la refonte du site web en tant que support de communication :

• Redéfinition du design général et de la ligne éditoriale.
• Réflexion sur l’image, la promesse marketing et les contenus délivrés.
• Création d’un CMS de mise à jour des contenus.

Les collaborateurs de terrain gardent l’initiative sur les contenus et les délais qui les concernent, et les dirigeants gardent la maîtrise en interne de l’architecture.

• Introduction de gains de productivité dans les process administratifs

La seconde étape a porté sur la création d’un portail de services

L’axe de ce portail est la mise en relation des quatre publics de l’IAE : étudiants – enseignants - administratifs - entreprises.
Il remplit une fonction de type extranet, dans lequel l’identification et la gestion des droits d’accès sont maitrisées par la liaison avec le SI.
On y trouve une Cvthèque, des offres d’emploi, et les services dont les diplômés et les entreprises ont besoin.

Enfin, la troisième phase a porté sur la migration des fonctionnalités métier :

La candidature en ligne, selon un processus technologique innovant, a replacé l’IAE en avance sur ses concurrents, après un échec initial dans ce domaine il y a quelques années.
Il s’agit en quelque sorte de la dématérialisation d’un acte de pré-vente.

Les gains sont qualitatifs :

• meilleure satisfaction des candidats et des partenaires,
• meilleure satisfaction des collaborateurs (après la phase de refus du changement)
• meilleur respect des contraintes administratives et informatiques

et quantitatifs :

• augmentation du volume de candidatures
• meilleur service rendu
• élargissement à l’international des publics atteints
• et baisse des coûts de traitement

Ce projet qui se termine a permis à l’IAE de progresser significativement dans ses infrastructures informatiques, dans ses process administratifs et pédagogiques, et dans sa communication, et à Ubik Lab de démontrer à nouveau sa capacité à traiter avec réactivité et performance les aléas inévitables dans un tel contexte.